Как содержать компьютер в порядке. Советы переводчику-фрилансеру

Автор: | Ноябрь 28, 2016

Многие считают, что достаточно просто уметь переводить, но это не так. Необходимо научиться оптимизировать рабочий процесс — это поможет сохранить время и силы. Не менее важно поддерживать порядок на своём компьютере. В противном случае рабочие файлы, счета, справочные материалы, инструкции к программам и т.д. накапливаются с огромной скоростью и захламляют файловую систему.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Прежде всего, нужно навести порядок в своем электронном почтовом ящике, иначе рано или поздно вы обнаружите, что им невозможно пользоваться. Электронная почта — основное средство общения для переводчика. Поэтому нужно организовать её таким образом, чтобы можно было быстро найти нужное письмо.

Пункт первый: создайте отдельную папку для каждого постоянного заказчика. Пункт второй: настройте переадресацию на каждую из этих папок, чтобы полученные письма автоматически попадали в соответствующие папки. Работать с почтой, настроенной таким образом, гораздо удобнее.

Итак, мы навели порядок, все новые письма будут помечены как непрочитанные и будут находиться в нужных папках. Почтовый ящик с такими настройками удобнее для визуального восприятия. Все остальные нераспределенные сообщения будут находиться в папке «Входящие».

Пункт третий. Выполним еще одну несложную задачу: избавимся от спама. При получении нежелательного письма отметьте его как «Спам», и оно отправится в папку с таким же названием. В следующий раз, когда вы получите письмо с того же IP-адреса, программа автоматически отправит его в папку «Спам», откуда его можно будет удалить вручную. Кроме того, большинство почтовых сервисов могут распознавать спам по определенным словам в теме письма и решать проблему без вашего участия.

Пункт четвертый: удалите лишние письма из папки «Входящие», в том числе те, которые не относятся к спаму, и оставляйте непрочитанными те, которые собираетесь просмотреть позже.

Пункт пятый: настройте автоответчик. В этом случае отправитель письма получит ответ даже в том случае, если ваш компьютер выключен или вы не можете ответить сразу.

И наконец, время от времени нужно очищать почтовый ящик, удаляя лишние сообщения. Нужные вам файлы можно хранить в облачном хранилище данных или на диске компьютера. Ели вы пользуетесь почтовыми программами-клиентами, то для сохранения информации можно использовать, например, программу DBxtract.

РАБОЧИЕ ПАПКИ

Рабочие папки тоже нужно держать в порядке. Алгоритм тот же: создаём главную папку, затем несколько папок внутри неё, по одной на каждого клиента. В этих папках будут находиться рабочие файлы.

Внутри каждой папки нужно создать ещё две: одну для оригиналов, вторую — для рабочих файлов. Рекомендуется хранить как минимум одну копию оригинального файла на случай «аварии» (например, если Trados не может обработать файл с ошибками в тегах. В этом случае нужно удалить поврежденный файл и повторно загрузить оригинал). Кроме того, иногда приходится создавать дополнительные папки для памяти переводов, предоставленной клиентом, справочных файлов и т. д.

Эти несложные процедуры позволят спокойно работать с файлами, не боясь что-нибудь перепутать или потерять.

СЧЕТА

Для счетов, как и для рабочих файлов нужно создать отдельные папки по количеству заказчиков. В этих папках будут храниться все счета, выставленные вами клиентам в этом году.

В первую очередь нужно создать две основные папки для исходящих и входящих счетов. В первой будут все счета за выполненную работу, а во второй счета от тех, кто работает на вас (ваших субподрядчиков).

Рекомендуется создавать шаблоны счетов с реквизитами для каждого клиента. В шаблоне должна содержаться следующая информация: название фирмы, Ф.И.О. руководителя, адрес и пустые ячейки для номера заказа, количества слов (страниц, часов) и итоговой суммы.

Кроме того, в папке счетов должна быть папка для заказов-нарядов от ваших клиентов. Все заказы наряды, полученные от клиентов, нужно сохранять. Их можно распечатывать и хранить в бумажном виде. Иногда приходится обращаться к ним в процессе перевода, так как в них могу содержаться особые указания. При подведении итогов месяца заказы-наряды нам пригодятся.

Поскольку нам не придется часто заглядывать в счета и заказы-наряды, достаточно составить сводную таблицу, в которой отображена информация по этим документам. Сводная таблица должна содержать номера счетов, имена клиентов, дату, сумму и свободную ячейку для примечаний. С полученными счетами поступаем аналогичным образом.

Было бы неплохо создать также папку, в которой будут храниться данные об уплате налогов. Выполнив платёж, нужно сохранить квитанцию в специальной папке, которая может называться «Налогообложение».

ВОПРОСЫ БЕЗОПАСНОСТИ

Время от времени нужно делать резервные копии всех рабочих файлов, счетов, квитанций и других документов на случай поломки компьютера. Кроме того, периодически полезно делать бэкап операционной системы на случай сбоя.

Существует несколько способов безопасного хранения файлов, главные из них — это съемные накопители и облачные сервисы (хранилища данных). Второй способ предпочтительней, т.к. в случае пожара накопитель может сгореть, а данные в «облаке» уцелеют.

Перед тем как делать бэкап операционной системы нужно удалить лишние папки.

Ежедневное резервное копирование:
— в конце рабочего дня нужно сохранять текущие рабочие файлы и рабочую память переводов.

Еженедельное резервное копирование:
— раз в неделю сохраняйте файлы, над которыми вы работали в течение недели и файлы памяти переводов.

Ежегодное резервное копирование:
— архивируйте счета и квитанции об оплате в конце каждого года.

Облачные хранилища можно использовать как для хранения отдельных файлов, так и для бэкапа операционной системы. Наиболее удобные сервисы для хранения данных — это Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск и Облако Mail.ru.

Говоря о безопасности компьютера, мы в первую очередь подразумеваем защиту от вирусов, троянов и т.д. Нам понадобится хорошая антивирусная программа (Антивирус Касперского, Dr. Web, Avast и др.), в которой нужно настроить ежедневное автоматическое сканирование. Начало сканирования нужно выбрать так, чтобы оно не мешало работе, например, на конец рабочего дня — в 8 часов вечера. В противном случае в процессе сканирования компьютер может «тормозить».

И наконец, существует множество анти-шпионских программ. Некоторые из них распространяются бесплатно, например Ad-Aware. Чтобы защититься от вредоносного ПО, рекомендуется запускать их не реже одно раза в сутки.

Само собой, периодически приходится удалять папки вручную. Кроме того, необходимо регулярно очищать компьютер от ненужных файлов и папок. Это достаточно делать раз в неделю.

Очень полезно периодически проводить дефрагментацию диска. Эта процедура приводит в порядок данные и освобождает пространство для работы системы и хранения данных.

Надеемся, что наши советы оказались полезными. Ждем ваших отзывов и комментариев.


Перевод с английского
Переводчик: Дмитрий Кузнецов
Редактор: Дмитрий Громов

Оригинальный текст: http://www.proz.com/doc/2650
Автор оригинального текста: Мария Антониетта Риканьо (Испания)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.